La traçabilité de l’entrée jusqu’à l’opération.
Lorsqu’une marchandise importée entre en stock, le pedimento ne devrait pas rester isolé dans un dossier. Ses informations doivent accompagner le produit pour conserver la traçabilité de l’opération.
Au Mexique, le pedimento fait partie de la documentation douanière qui identifie une opération de commerce extérieur. Pour une entreprise qui importe de la marchandise, le défi opérationnel apparaît après le dédouanement : maintenir la documentation liée aux produits qui entrent à l’entrepôt et qui pourront ensuite être vendus, ajustés ou déplacés dans le stock.
Evidence ERP permet de valider qu’un produit identifié comme importation dispose d’un pedimento dans les achats, les ventes et les entrées par ajustement. La donnée doit correspondre au lot ou à l’opération et être conservée dans la traçabilité.
Le problème n’est pas de saisir une donnée, mais de conserver le lien
Lorsque pedimento, lot et mouvements de stock vivent dans des registres séparés, la recherche devient lente. Face à une révision, un retour, une clarification ou un mouvement ultérieur, l’équipe finit par croiser tableurs, documents et consultations pour reconstituer quelle marchandise correspond à chaque opération.
La documentation d’importation a de la valeur tant qu’elle peut être rattachée à la marchandise qu’elle justifie. Si ce lien se perd après la réception, le stock peut afficher des quantités correctes mais manquer du contexte documentaire nécessaire pour suivre l’histoire du produit.
Un contrôle ordonné réduit la dépendance à la mémoire du personnel et aide l’information douanière à rester disponible lorsque le produit avance dans les achats, l’entrepôt et la vente.
Lorsque le produit est géré par lot, la donnée du pedimento doit correspondre au lot ou à l’opération qui a réellement généré la marchandise. Cette cohérence est la base d’une traçabilité qui a du sens et qui ne devient pas une donnée générique répétée sur des opérations différentes.
Evidence prévoit la validation du pedimento pour les produits identifiés comme importation à trois moments clés : achats, ventes et entrées par ajustement. Cela permet de garder la donnée liée à l’opération au lieu de la traiter comme une référence externe.
Le pedimento s’enregistre dans la section commerce extérieur ou documentation douanière de la marchandise lorsque l’opération l’exige. L’entreprise doit veiller à ce que l’information saisie corresponde à la documentation réelle qui justifie l’importation.
La traçabilité doit conserver le lien entre la donnée douanière et le lot ou l’opération. Une consultation ultérieure a ainsi du contexte : non seulement « un pedimento existe », mais à quelle marchandise il est associé.
L’objectif opérationnel est simple : que le pedimento ne se perde pas lorsque le produit change d’état, est vendu ou est intégré via un ajustement de stock.
La traçabilité documentaire perd de sa valeur si les stocks ne sont pas fiables. C’est pourquoi le contrôle de la marchandise importée exige aussi de la rigueur dans les entrées, sorties, ajustements et inventaires physiques.
La politique de stock peut empêcher les soldes négatifs. Si l’entreprise autorise des exceptions, il convient de les documenter, car elles peuvent affecter les coûts et la séquence de traçabilité. Un solde négatif peut indiquer qu’une sortie a eu lieu avant que l’entrée correspondante soit enregistrée.
Evidence dispose des Inventaires d’entrepôt pour réaliser des comptages physiques par produits spécifiques, fournisseurs, catégorie, sous-catégorie ou même de tout l’entrepôt. Cette revue aide à détecter les écarts entre le stock enregistré et le stock physique.
Le chargement en masse du catalogue de produits se fait depuis Entrepôts > Catalogues > Produits via l’option d’import et son modèle. Un catalogue propre facilite l’identification correcte des produits importés dès le début de l’opération.
Ce type de contrôle est particulièrement pertinent pour les importateurs, distributeurs et entreprises qui commercialisent de la marchandise d’origine étrangère et doivent conserver un lien clair entre le document douanier et les mouvements de stock ultérieurs.
La traçabilité ne consiste pas à garder plus de fichiers
Une opération traçable n’est pas celle qui accumule les documents, mais celle qui peut reconstituer rapidement le lien entre marchandise, lot, mouvement et pièce justificative. C’est la différence entre archiver l’information et pouvoir réellement l’utiliser.
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
Avec Evidence ERP, vous pouvez intégrer le pedimento au suivi de la marchandise importée et conserver son lien avec les achats, ventes et entrées en stock. Demandez une démonstration pour examiner le flux avec un cas réel de votre activité.
Voyez avec un conseiller la validation du pedimento dans les achats, ventes et entrées par ajustement, et son lien avec le lot.
