Trazabilidad desde la entrada hasta la operación.
Cuando una mercancía importada entra al inventario, el pedimento no debería quedar aislado en una carpeta. Su información necesita acompañar al producto para conservar la trazabilidad de la operación.
En México, el pedimento forma parte de la documentación aduanera que identifica una operación de comercio exterior. Para una empresa que importa mercancía, el reto operativo aparece después del despacho: mantener relacionada la documentación con los productos que entran al almacén y que posteriormente pueden venderse, ajustarse o moverse dentro del inventario.
Evidence ERP permite validar que un producto identificado como importación cuente con pedimento en compras, ventas y entradas por ajuste. El dato debe corresponder al lote u operación y conservarse dentro de la trazabilidad.
El problema no es capturar un dato; es conservar la relación
Cuando pedimento, lote y movimientos de inventario viven en registros separados, la búsqueda se vuelve lenta. Ante una revisión, devolución, aclaración o movimiento posterior, el equipo termina cruzando hojas de cálculo, documentos y consultas para reconstruir qué mercancía corresponde a cada operación.
La documentación de importación tiene valor mientras pueda vincularse con la mercancía que respalda. Si esa relación se pierde después de la recepción, el inventario puede mostrar cantidades correctas pero carecer del contexto documental necesario para seguir la historia del producto.
Un control ordenado reduce la dependencia de la memoria del personal y ayuda a que la información aduanera siga disponible cuando el producto avanza por compras, almacén y venta.
Cuando el producto se controla por lote, el dato del pedimento debe corresponder al lote u operación que realmente originó la mercancía. Esa consistencia es la base para que la trazabilidad tenga sentido y no se convierta en un dato genérico repetido en operaciones distintas.
Evidence contempla la validación del pedimento para productos identificados como importación en tres momentos relevantes: compras, ventas y entradas por ajuste. Esto permite mantener el dato ligado a la operación en lugar de tratarlo como una referencia externa.
El pedimento se registra en la sección correspondiente a comercio exterior o documentación aduanera de la mercancía cuando el supuesto de la operación lo exige. La empresa debe cuidar que la información capturada corresponda con la documentación real que soporta la importación.
La trazabilidad debe conservar la relación entre el dato aduanero y el lote u operación. Esto permite que una consulta posterior tenga contexto: no solo “existe un pedimento”, sino a qué mercancía se asocia.
El objetivo operativo es sencillo: que el pedimento no se pierda cuando el producto cambia de estado, se vende o se incorpora mediante un ajuste de inventario.
La trazabilidad documental pierde valor si las existencias no son confiables. Por eso, el control de mercancía importada también requiere disciplina en entradas, salidas, ajustes y conteos físicos.
La política de inventario puede impedir saldos negativos. Si la empresa permite excepciones, conviene documentarlas porque pueden afectar costos y la secuencia de trazabilidad. Un saldo negativo puede indicar que una salida ocurrió antes de que la entrada correspondiente quedara registrada.
Evidence cuenta con Conteos de Almacén para realizar inventarios físicos por productos específicos, proveedores, categoría, subcategoría o incluso de todo el almacén. Esta revisión ayuda a detectar diferencias entre el inventario registrado y la existencia física.
La carga masiva del catálogo de productos se realiza desde Almacenes > Catálogos > Productos mediante la opción de importación y su plantilla. Mantener un catálogo limpio facilita que los productos importados se identifiquen correctamente desde el inicio de la operación.
Este tipo de control resulta especialmente relevante para importadoras, distribuidoras y empresas que comercializan mercancía de origen extranjero y necesitan conservar una relación clara entre el documento aduanero y los movimientos posteriores del inventario.
Trazabilidad no significa guardar más archivos
Una operación trazable no es la que acumula documentos, sino la que puede reconstruir con rapidez la relación entre mercancía, lote, movimiento y soporte documental. Esa es la diferencia entre archivar información y realmente poder usarla.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
Con Evidence ERP puedes incorporar el pedimento al seguimiento de mercancía importada y conservar su relación con compras, ventas y entradas de inventario. Solicita una demostración para revisar el flujo con un caso real de tu operación.
Revisa con un asesor la validación del pedimento en compras, ventas y entradas por ajuste, y su relación con el lote.
