Paiements programmés : comment ils aident à contrôler les paiements fournisseurs

Les paiements programmés permettent de définir à l’avance quand un paiement à un fournisseur sera effectué, pour quel montant et depuis quel compte il sera réglé. L’entreprise maîtrise ainsi mieux ses comptes fournisseurs et ne dépend plus de rappels, de feuilles de calcul ou de vérifications de dernière minute.

En gérant ces informations dans un ERP comme Evidence, les paiements peuvent être reliés aux achats, aux comptes fournisseurs, aux banques et à la comptabilité, ce qui facilite le suivi de chaque opération depuis la création de la dette jusqu’à son paiement et son enregistrement.

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Que sont les paiements programmés ?

Les paiements programmés sont des paiements qu’une entreprise définit à l’avance pour qu’ils soient effectués à une date précise. Ils permettent d’organiser les obligations en attente envers les fournisseurs et de savoir plus clairement combien il faut payer, à qui et quand.

Au lieu de vérifier chaque facture séparément ou de dépendre de rappels manuels, ce processus permet d’organiser les informations à l’avance afin de faciliter le suivi de chaque paiement ; il permet également à l’entreprise d’anticiper ses sorties d’argent et, par conséquent, de prendre de meilleures décisions sur l’utilisation de sa trésorerie disponible.

Comment fonctionnent les paiements programmés ?

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    L’entreprise vérifie quels paiements sont en attente, combien elle doit payer et à quelle date. Elle peut ainsi mieux organiser ses paiements et éviter les retards.

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    Une fois programmé, le paiement est relié au fournisseur et au compte en attente correspondant. Il est alors plus simple de savoir quels paiements sont prêts, lesquels arrivent bientôt et combien d’argent sortira de l’entreprise.

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    Dans un ERP, ces informations peuvent aussi être reliées aux achats, aux banques et à la comptabilité, pour mieux suivre chaque paiement depuis la création de la dette jusqu’à son règlement.

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Que pouvez-vous contrôler avec la programmation des paiements ?

Avec la programmation des paiements, vous contrôlez mieux les comptes que l’entreprise doit encore payer ; de plus, tenir un registre des paiements en attente, de ceux à venir et de ceux déjà autorisés aide à éviter les retards, les paiements en double ou les factures impayées.

Depuis Evidence ERP, la programmation des paiements peut être reliée aux fournisseurs, aux comptes fournisseurs, aux banques et à la comptabilité, ce qui permet de suivre chaque opération depuis la création de la dette jusqu’à la réalisation du paiement.

  • Paiements en attente
  • Paiements à venir
  • Paiements autorisés

Pourquoi est-il important de programmer les paiements fournisseurs ?

  • Programmer les paiements fournisseurs vous aide à garder vos comptes fournisseurs sous contrôle et à éviter des retards qui pourraient nuire à la relation avec ceux qui vous fournissent produits ou services.

  • En les programmant, vous savez à l’avance quels paiements arrivent, de combien d’argent vous aurez besoin et quand chacun arrive à échéance. Il est alors plus facile d’organiser vos engagements et d’éviter des erreurs courantes comme oublier une facture, payer deux fois la même chose ou générer des pénalités de retard.

  • Cela vous donne aussi plus de contrôle sur votre trésorerie. Si vous savez combien d’argent va sortir et à quelles dates, vous pouvez le comparer à ce dont vous disposez et prévoir à temps comment couvrir vos paiements sans négliger le reste de l’activité.

À quelles entreprises s’adressent les paiements programmés ?

Les paiements programmés peuvent être utiles à toute entreprise qui gère plusieurs fournisseurs, des dates d’échéance et des paiements récurrents. Ils sont particulièrement utiles lorsqu’il faut mieux organiser les comptes fournisseurs et y voir plus clair sur les prochaines sorties d’argent.

Par exemple, ils peuvent être utilisés dans des entreprises de fabrication, de distribution, de construction, de services professionnels, de commerce de détail, de restauration, de logistique et de transport pour organiser les paiements de matières premières, de marchandises, de services, de loyers, de maintenance, de carburant et d’autres dépenses récurrentes.

  • Fabrication
  • Distribution
  • Construction
  • Services professionnels
  • Commerce de détail
  • Restauration
  • Logistique
  • Transport

Comment la programmation des paiements s’utiliserait-elle dans la réalité ?

Situation

Un distributeur de matériel électrique achète des câbles, des prises, des interrupteurs, des luminaires et des tableaux auprès de différents fournisseurs pour honorer les commandes d’entreprises de construction, d’installateurs et de commerces.

En une semaine, il reçoit plusieurs factures avec des dates de paiement différentes. L’une concerne le câblage, une autre les luminaires et une autre le service de transport. Le problème apparaît lorsque deux de ces paiements arrivent à échéance presque en même temps et qu’une partie de l’argent disponible est déjà engagée pour la paie et d’autres frais d’exploitation.

Avec la programmation des paiements

Avec la programmation des paiements, l’entreprise peut organiser chaque obligation dès son enregistrement, en définissant combien elle doit payer, à quel fournisseur et à quelle date. Elle peut ainsi anticiper l’argent dont elle aura besoin pendant la semaine et éviter de découvrir une facture importante le jour même de son échéance.

Comment la programmation des paiements s’intègre-t-elle à Evidence ERP ?

  1. Comptes fournisseurs
  2. Fournisseurs
  3. Demande et autorisation
  4. Banques
  5. Comptabilité

Dans Evidence ERP, la programmation des paiements est connectée aux comptes fournisseurs, aux fournisseurs, aux Banques et à la Comptabilité.

Lorsqu’une facture fournisseur génère une dette, le paiement peut passer par un processus de demande et d’autorisation avant d’être effectué. Ensuite, le mouvement est relié à son justificatif et au compte correspondant.

De plus, Evidence garde les informations du paiement liées à son CFDI et à son écriture comptable, ce qui évite les saisies séparées et facilite le suivi depuis la création de l’obligation jusqu’à son paiement et son enregistrement.

Témoignages clients

Des cas réels d’entreprises qui ont réduit les frictions opérationnelles et commencé à prendre des décisions plus claires.

Bolt

L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.

Premelsa

Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.

Enrique Castro
Directeur général de PREMELSA
Comdata

Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.

Mallabesa

Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.

José Arturo Zambrano
Directeur de Mallabesa
Carlos Sanchez

Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.

Carlos Sánchez
Fiscaliste
INGESSA Lutte antiparasitaire, Nettoyage et Jardinage

Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.

ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE

Questions fréquentes

Paiements programmés

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