Proposition de valeur
Importation des soldes fournisseurs : migrez vos dettes fournisseurs sans ressaisir tout l’historique
Démarrez Evidence ERP avec vos comptes fournisseurs réels dès le premier jour. Importez les soldes en attente, conservez l’identification du fournisseur et du bénéficiaire et définissez la date du compte fournisseur selon la logique opérationnelle de votre entreprise.
ERP signifie progiciel de gestion intégré. Ici, Evidence ERP relie l’importation des soldes aux comptes fournisseurs et à la comptabilité.
Découvrez comment Evidence ERP peut vous aider à démarrer avec vos soldes fournisseurs en attente organisés dès le premier jour.
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Découvrez comment démarrer avec vos soldes fournisseurs en attente et poursuivre le suivi depuis les comptes fournisseurs.
Soldes en attente au démarrage du système
Qu’est-ce que l’importation des soldes fournisseurs ?
L’importation des soldes fournisseurs permet de transférer vers le nouvel ERP les obligations qu’une entreprise a déjà envers ses fournisseurs au moment de commencer à opérer dans le système. Au lieu de ressaisir chaque achat historique, on intègre le solde en attente qui doit encore être géré et payé.
Ce processus est particulièrement important lors d’une migration de système, d’une implémentation d’ERP ou du passage depuis des contrôles manuels sur Excel, car il évite de démarrer avec des comptes fournisseurs incomplets ou déconnectés de la réalité financière.
Quel problème résout-il ?
- Évite de ressaisir des achats historiques uniquement pour reconstituer le solde en attente actuel.
- Permet de démarrer le nouveau système en sachant combien est réellement dû à chaque fournisseur.
- Réduit le risque d’opérer temporairement avec des comptes fournisseurs incomplets pendant la migration.
- Maintient la différence entre le fournisseur à l’origine de l’opération et le bénéficiaire qui reçoit le paiement.
Fonctions pour démarrer avec des soldes réels
Que fait Evidence ERP ?
Distingue le fournisseur et le bénéficiaire comme des concepts indépendants.
Permet de définir la date du compte fournisseur par date d’achat, date de réception de la marchandise ou sélection libre.
Intègre le solde importé au flux ultérieur des comptes fournisseurs et de la comptabilité.
Migration traditionnelle vs importation des soldes dans Evidence ERP
| Aspect | Ressaisie historique | Importation du solde dans Evidence ERP |
|---|---|---|
| Objectif | Reconstituer les achats passés | Refléter la dette en attente actuelle |
| Charge opérationnelle | Élevée : les documents sont ressaisis | Moindre : le solde en attente est importé |
| Démarrage dans l’ERP | Plus lent | Plus direct |
| Fournisseur / bénéficiaire | Dépend de la ressaisie | Gérés séparément |
| Date du CF | Liée au document historique | Achat, réception ou date libre |
CF signifie comptes fournisseurs.
De la date de bascule au cycle financier
Comment fonctionne le processus ?
-
1. Identifier la date de bascule — Définissez la date à partir de laquelle Evidence ERP sera le système d’exploitation et déterminez les soldes en attente qui doivent rester actifs.
-
2. Préparer les soldes en attente — Consolidez les obligations encore ouvertes envers les fournisseurs. L’objectif n’est pas de reconstituer tout le passé, mais de transférer ce qui reste à payer.
-
3. Importer le solde — Chargez les soldes fournisseurs existants pour qu’ils apparaissent dans le nouvel environnement des comptes fournisseurs.
-
4. Définir le fournisseur et le bénéficiaire — Conservez la distinction entre celui qui a vendu et celui qui recevra le paiement lorsqu’il ne s’agit pas de la même personne ou entité.
-
5. Déterminer la date du compte fournisseur — Utilisez la date d’achat, la date de réception de la marchandise ou une date libre, selon les conditions convenues.
-
6. Poursuivre le cycle financier — À partir du solde importé, l’entreprise peut poursuivre avec les comptes fournisseurs et leur intégration comptable.
Exemple pratique
Une entreprise migre vers Evidence ERP le 1er octobre. Elle a trois obligations en attente envers des fournisseurs, nées au cours des mois précédents. Au lieu de reconstituer toutes les commandes, réceptions et achats historiques, elle importe les soldes encore à payer et continue de les gérer depuis les comptes fournisseurs.
Résultat
L’activité démarre avec une image plus fidèle des obligations en cours, sans transformer la migration en un projet de ressaisie historique complète.
Portée du solde migré
Importer des soldes revient-il à importer tout l’historique ?
Non. Un solde initial ou solde migré représente l’obligation en attente qui doit continuer à être gérée à partir du démarrage du nouveau système. L’historique détaillé de chaque achat antérieur peut rester dans l’ancien système ou dans les archives de l’entreprise, tandis qu’Evidence ERP reçoit le solde encore ouvert.
Bonnes pratiques pour migrer les comptes fournisseurs
- Définir une date de bascule unique et la communiquer aux Achats, aux Finances et à la Comptabilité.
- Rapprocher le total des soldes de l’ancien système avec le montant qui sera chargé dans le nouvel ERP.
- Vérifier que les fournisseurs nécessaires sont identifiés avant de commencer le suivi des paiements.
- Séparer les obligations déjà payées ou annulées de celles qui restent ouvertes.
- Conserver une sauvegarde du détail historique utilisé pour constituer chaque solde migré.
- Tester le chargement avec un groupe contrôlé avant de finaliser la migration complète.
Connexion du flux financier
Comment cela s’intègre dans Evidence ERP
Importation des soldes
Comptes fournisseurs
Création des fournisseurs
Comptabilité
Le flux relie Importation des soldes fournisseurs → Comptes fournisseurs → Création des fournisseurs → Comptabilité.
Importation des soldes fournisseurs vs saisie manuelle
| Saisie manuelle | Importation des soldes |
|---|---|
| Exige d’enregistrer chaque obligation une par une | Permet de transférer des soldes préparés pour la migration |
| Risque accru d’oublis lors de la ressaisie | Réduit la ressaisie des opérations historiques |
| Le démarrage peut se prolonger | Facilite le démarrage avec les éléments en cours |
| Peut dupliquer le travail de l’ancien système | Laisse l’historique de côté et migre le solde ouvert |
Profil d’entreprise
Pour quelles entreprises est-ce idéal ?
- Entreprises qui migrent depuis un autre ERP ou système administratif.
- Entreprises qui géraient leurs comptes fournisseurs sur Excel ou manuellement.
- Entreprises qui ont déjà des soldes en attente envers des fournisseurs au moment d’implémenter Evidence ERP.
- Organisations qui veulent éviter une longue ressaisie historique avant d’opérer.
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour l’importation des soldes fournisseurs ?
Evidence ERP est un progiciel de gestion intégré qui permet de transférer vers le nouveau système les obligations en attente d’une entreprise envers ses fournisseurs, d’importer le solde ouvert sans ressaisir chaque achat historique et de poursuivre avec les comptes fournisseurs et leur intégration comptable. L’identification du fournisseur et du bénéficiaire peut être conservée séparément et la date du compte fournisseur peut être définie selon l’opération.
Questions fréquentes
Oui. Evidence ERP permet d’importer les soldes fournisseurs existants sans ressaisir chaque achat historique.
Pas pour refléter le solde en attente. La fonctionnalité est conçue pour migrer l’obligation ouverte sans reconstituer chaque achat passé.
Oui. Evidence ERP gère séparément le fournisseur qui a vendu et le bénéficiaire qui reçoit le paiement.
Elle peut être définie par date d’achat, par date de réception de la marchandise ou par une date libre.
Oui. Le flux relie Importation des soldes fournisseurs → Comptes fournisseurs → Création des fournisseurs → Comptabilité.
Prochaine étape
Migrez vos comptes fournisseurs sans repartir de zéro
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