Facturación de ventas: de la cotización a la factura — Evidence ERP
Facturación de ventas

Facturación de ventas

Facturación de ventas es el flujo con el que Evidence convierte una cotización o pedido en una o varias facturas, con series, plantillas, impuestos y moneda configurables — todo dentro del mismo ERP donde ya llevas tu inventario y tu contabilidad.

La facturación de ventas es el proceso mediante el cual una empresa convierte una venta cerrada en un comprobante fiscal (factura o CFDI) que respalda la transacción ante el cliente y ante el SAT. Este proceso incluye capturar los datos del cliente y los productos o servicios vendidos, calcular impuestos aplicables (IVA, IEPS, retenciones), asignar folio y serie, y timbrar el comprobante para que tenga validez fiscal. Cuando este proceso está desconectado del resto de la operación (cotizaciones, pedidos, inventario), cada venta implica recapturar información y aumenta el riesgo de errores fiscales.

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El reto de facturar sin recapturar

¿Tu proceso de venta se detiene cada vez que hay que facturar?

Cuando cotización, pedido y factura no viven en el mismo sistema, cada venta implica:

  • Volver a capturar los datos del pedido en el sistema de facturación
  • Ajustar series y folios a mano según el tipo de documento
  • Configurar impuestos especiales (IEPS, retenciones) documento por documento
  • Capturar el tipo de cambio a mano si el cliente paga en otra moneda
  • Facturar por separado cuando una orden se surte o se cobra en partes

Con Evidence, la cotización se convierte en pedido y el pedido en factura sin salir del sistema — y sin recapturar nada.

Capacidades del flujo

Qué incluye la facturación de ventas de Evidence

Administra los documentos y ajustes que intervienen en el paso de la cotización a la factura.

  1. 01

    Convierte cotizaciones y pedidos en facturas

    Convierte cotizaciones y pedidos en facturas dentro del mismo flujo, sin recapturar datos.

  2. 02

    Genera varias facturas de una misma orden

    Genera varias facturas a partir de una misma cotización u orden de venta, para surtidos o cobros parciales.

  3. 03

    Realiza timbrado masivo en un solo clic

    Selecciona ventas de distintos clientes y tímbrelas todas en un solo clic, sin depender de un sistema de timbrado fiscal aparte. El timbrado fiscal es la validación y generación del comprobante electrónico.

  4. 04

    Factura en moneda extranjera

    Factura en moneda extranjera (USD y otras) con el tipo de cambio aplicado automáticamente.

  5. 05

    Configura series y folios independientes

    Configura series (identificadores) y folios (números consecutivos) independientes por tipo de documento: ventas, cotizaciones y facturas.

  6. 06

    Aplica impuestos por producto o concepto

    Aplica impuestos por producto o concepto: impuesto al valor agregado (IVA), impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS), impuesto sobre la renta (ISR) y retenciones (importes que se retienen según la operación), incluyendo operaciones sin impuestos cuando aplica.

  7. 07

    Vende mercancía sin existencia cuando aplica

    Permite vender mercancía sin existencia cuando tu operación lo requiere.

  8. 08

    Usa plantillas de PDF configurables

    Ofrece plantillas de PDF configurables para la representación impresa del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Del documento al registro administrativo

¿Cómo se integra con el resto del ERP?

La cotización, el pedido y la factura permanecen relacionados mientras el flujo continúa hacia cobranza y contabilidad.

Flujo conectado

Cotización → Pedido → Facturación de ventas → Cobranza / Contabilidad

  1. 01

    Cotización

    El ciclo comercial parte de la cotización registrada.

  2. 02

    Pedido

    La cotización se convierte en pedido sin salir del flujo.

  3. 03

    Facturación de ventas

    El pedido se convierte en una o varias facturas, también para surtidos o cobros parciales.

  4. 04

    Cobranza / Contabilidad

    El flujo continúa hacia cobranza y contabilidad.

Relación con otros módulos

También se relaciona con Inventarios y Almacenes, Logística y Transporte, Pagos, Bancos y Tesorería.

  • Inventarios y Almacenes
  • Logística y Transporte
  • Pagos
  • Bancos y Tesorería
Perfil de operación

¿Para qué tipo de empresas es ideal?

Este flujo puede evaluarse cuando la operación comercial necesita conservar la relación entre la cotización, el pedido y la factura.

  • Manejan un ciclo comercial con cotización y pedido antes de facturar
  • Necesitan surtir o cobrar una misma orden en varias facturas
  • Facturan a clientes en dólares u otra moneda extranjera
  • Trabajan con productos que llevan impuestos especiales (IEPS, retenciones)
  • Requieren plantillas de factura con su imagen corporativa

Un flujo integrado

Ventaja competitiva / diferenciación

A diferencia de un sistema de facturación aislado —o de soluciones donde el timbrado masivo requiere un producto adicional conectado por fuera—, en Evidence la cotización, el pedido, la factura y el timbrado masivo son el mismo flujo dentro del ERP: no hay que exportar, recapturar ni contratar un servicio aparte para timbrar por lote.

Historias de éxito

Casos reales de empresas que dejaron de operar con fricción y comenzaron a tomar decisiones con más claridad.

Bolt

El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.

Premelsa

Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.

Enrique Castro
Director General de PREMELSA
Comdata

Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.

Mallabesa

Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.

José Arturo Zambrano
Director de Mallabesa
Carlos Sanchez

Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.

Carlos Sánchez
Fiscalista
INGESSA Control de Plagas, Limpieza y Jardinería

En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.

EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE

Definición del producto

¿Qué problemática resuelve?

Cuando la venta y la factura no están conectadas, cada pedido implica recapturar información, cuadrar series a mano, resolver impuestos especiales caso por caso y arriesgar errores de tipo de cambio en operaciones en otra moneda. Con Evidence, la factura nace del pedido ya registrado, con impuestos, numeración y tipo de cambio ya resueltos de fondo.

Respuestas sobre el flujo

Preguntas frecuentes

Sí. Evidence toma los datos ya capturados en la cotización o el pedido —cliente, productos, precios, impuestos— y genera la factura sin que tengas que volver a escribirlos. Esto evita errores de captura y reduce el tiempo entre el cierre de la venta y el timbrado.

Sí, para surtidos o cobros parciales.

Sí, dentro del mismo sistema, sin herramientas externas.

Sí, con el tipo de cambio aplicado automáticamente.

Sí, se configuran de forma independiente.

Sí, por producto o por concepto.

Sí, si tu operación lo permite.

Sí, con plantillas de PDF configurables.

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Durante la demostración puedes revisar series, folios, impuestos, moneda, facturación parcial, plantillas y la relación con inventario y contabilidad.

Un solo flujo

Cotización, pedido y factura dentro del mismo ERP.

Facturación parcial

Varias facturas para surtidos o cobros parciales.

Configuración

Series, folios, impuestos, moneda y PDF configurables.

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