Condiciones reutilizables
Con Evidence ERP, tus notas y condiciones se configuran una vez y aparecen automáticamente en todas tus cotizaciones.
Cotizaciones
Cotizaciones: crea propuestas comerciales conectadas con ventas y facturación
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) como Evidence ERP puede ayudarte a construir cotizaciones con variantes sin perder la estructura comercial.
Cotizaciones es donde armas una propuesta comercial antes de vender. En Evidence ERP, puedes construir cotizaciones con opciones y variantes sin perder la estructura, y tus notas y condiciones se configuran una vez y aparecen automáticamente en todas.
Revisa el flujo de cotización, desde la gestión de prospectos hasta la facturación.
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Revisa cómo las opciones, variantes, notas y condiciones de tus cotizaciones pueden encajar en tu proceso comercial.
El reto de cotizar con variantes
¿Recapturas las mismas condiciones en cada cotización?
Sin un sistema conectado, esto significa:
- Escribir las mismas notas y condiciones comerciales una y otra vez
- Perder la estructura de la cotización al ofrecer productos con variantes u opciones
- No poder agrupar vendedores por equipo para dar seguimiento conjunto
- Cotizar sin tener aún configurados cliente, productos o precios
¿Qué problemática resuelve?
Recapturar las mismas condiciones en cada cotización, o perder la estructura comercial al ofrecer variantes, hace más lento el proceso de venta. Con Evidence ERP, las condiciones se configuran una sola vez y las cotizaciones con opciones mantienen su estructura.
Estructura comercial
Cotizaciones con variantes: conserva la estructura comercial
¿Qué hace la funcionalidad de cotizaciones de Evidence ERP?
Construye cotizaciones con opciones, componentes o variantes que cambian los datos mostrados, sin perder la estructura comercial
Agrupa vendedores en equipos asociados a cotizaciones, órdenes de venta y ventas
Configura notas y condiciones una sola vez (incluyendo el título de notas al pie) y aparecen en todas las cotizaciones
Requiere cliente o prospecto, productos/servicios y configuración de precios e impuestos antes de crear la cotización
Conexión comercial
Cotizaciones con variantes en el flujo comercial
¿Cómo se integra con el resto del ERP?
Gestión de prospectos → Cotizaciones → Órdenes de venta → Facturación
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01
Gestión de prospectos
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02
Cotizaciones
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03
Órdenes de venta
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04
Facturación
Perfil comercial
¿Para qué tipo de empresas es ideal?
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Empresas con productos configurables o con alternativas
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Equipos comerciales organizados por grupos
Configura una sola vez y conserva la estructura comercial
A diferencia de capturar las mismas condiciones en cada cotización, en Evidence ERP se configuran una sola vez y aparecen automáticamente en todas.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Definición del producto
¿Qué es Evidence ERP para cotizaciones con variantes?
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para construir propuestas comerciales antes de vender. Permite crear cotizaciones con opciones, componentes o variantes sin perder la estructura comercial.
Las notas y condiciones, incluido el título de notas al pie, se configuran una sola vez y aparecen automáticamente en todas las cotizaciones. Para crear una cotización se requiere un cliente o prospecto, productos o servicios y una configuración de precios e impuestos.
Guía práctica
Todo sobre las cotizaciones comerciales
Una cotización es una propuesta comercial que presenta al cliente productos o servicios, precios, impuestos, condiciones y alcances antes de concretar una venta. Su función es dejar claro qué se ofrece, bajo qué condiciones y por qué importe, para facilitar la decisión de compra y ordenar el proceso comercial.
Cuando las cotizaciones se elaboran en archivos separados, hojas de cálculo o documentos que no están conectados con clientes, productos y ventas, el equipo comercial termina recapturando información y aumentando el riesgo de inconsistencias.
- Datos del cliente o prospecto.
- Productos o servicios incluidos en la propuesta.
- Precios e impuestos aplicables.
- Opciones, componentes o variantes cuando la propuesta lo requiera.
- Notas y condiciones comerciales.
- Información suficiente para continuar posteriormente con la orden de venta y la facturación.
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1
Identifica al cliente o prospecto para relacionar correctamente la propuesta.
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2
Selecciona los productos o servicios que formarán parte de la operación.
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3
Aplica los precios e impuestos definidos para la venta.
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4
Organiza las opciones, componentes o variantes cuando existan alternativas comerciales.
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5
Incluye las notas y condiciones que correspondan.
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6
Revisa la propuesta antes de enviarla al cliente.
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7
Cuando la cotización avance, continúa el flujo hacia la orden de venta y posteriormente la facturación.
¿Por qué conviene utilizar un sistema de cotizaciones?
Un sistema de cotizaciones evita que cada vendedor construya propuestas desde cero y ayuda a mantener la información comercial relacionada con el resto del proceso de ventas. La ventaja no es solo generar el documento: es conservar la continuidad entre prospecto, cotización, orden de venta y facturación.
| Cotizar en archivos separados | Cotizar dentro de un ERP |
|---|---|
| Condiciones copiadas manualmente | Condiciones centralizadas y reutilizables |
| Mayor riesgo de perder estructura | Opciones y variantes conservan la estructura comercial |
| Información dispersa por vendedor | Cotización relacionada con cliente o prospecto |
| Recaptura al avanzar la venta | Continuidad hacia órdenes de venta y facturación |
¿Qué problema resuelve Evidence ERP?
Recapturar las mismas condiciones comerciales, perder la estructura cuando existen diferentes alternativas o depender de archivos separados vuelve más lento el proceso de venta. En Evidence, la cotización parte de información ya configurada y mantiene una estructura comercial consistente para continuar con el proceso posterior.
Cotizaciones con opciones y variantes
Evidence permite construir cotizaciones con opciones, componentes o variantes que modifican los datos mostrados sin perder la estructura general de la propuesta. Esto resulta especialmente útil cuando un cliente debe elegir entre configuraciones, alternativas o combinaciones de productos y servicios.
Ejemplo práctico
Una empresa vende una solución que puede incluir diferentes componentes. En lugar de crear varias cotizaciones independientes y perder consistencia entre ellas, el vendedor puede estructurar la propuesta con las opciones o variantes correspondientes y mantener la lógica comercial dentro de una misma cotización.
Configura notas y condiciones una sola vez
Cuando una empresa utiliza las mismas condiciones comerciales en varias propuestas, volver a escribirlas aumenta el riesgo de diferencias entre vendedores o documentos. Evidence permite configurar las notas y condiciones una sola vez —incluyendo el título de notas al pie— para que aparezcan automáticamente en las cotizaciones posteriores.
Organiza vendedores por equipos
Evidence permite agrupar vendedores en equipos asociados a cotizaciones, órdenes de venta y ventas. Esto ayuda a mantener una relación coherente entre la propuesta comercial y el equipo responsable de continuar la operación.
¿Qué necesitas antes de crear una cotización en Evidence?
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Un cliente o prospecto registrado.
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Productos o servicios disponibles para cotizar.
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Configuración de precios.
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Configuración de impuestos aplicables.
Esta preparación permite que la cotización utilice información ya disponible en el ERP y reduzca la captura repetitiva durante el proceso comercial.
Del prospecto a la factura dentro del mismo ERP
| Etapa | Qué ocurre |
|---|---|
| Gestión de prospectos | Se registra y da seguimiento a la oportunidad comercial. |
| Cotización | Se construye la propuesta con productos, precios, impuestos, opciones y condiciones. |
| Orden de venta | La propuesta avanza al siguiente paso operativo cuando corresponde. |
| Facturación | La operación continúa hacia el proceso de emisión de CFDI. |
Flujo recomendado: Gestión de prospectos → Cotizaciones → Órdenes de venta → Facturación.
¿Para qué tipo de empresas es ideal?
- Empresas con productos configurables o distintas alternativas comerciales.
- Equipos de ventas que trabajan en grupos o equipos.
- Negocios que repiten notas y condiciones en muchas cotizaciones.
- Empresas que quieren conectar la propuesta comercial con el proceso posterior de venta y facturación.
Ventaja competitiva de Evidence ERP
La principal diferencia de Evidence no es únicamente crear una cotización. Es mantenerla conectada con la operación comercial y evitar trabajo repetitivo. Las notas y condiciones se configuran una sola vez, las opciones y variantes conservan su estructura y los vendedores pueden trabajar dentro del mismo flujo que después continúa hacia órdenes de venta y facturación.
Preguntas frecuentes sobre cotizaciones
Es una propuesta comercial previa a la venta donde se detallan productos o servicios, precios, impuestos y condiciones para que el cliente evalúe la operación.
Debe incluir al menos la identificación del cliente o prospecto, los productos o servicios ofrecidos, precios, impuestos y las condiciones comerciales necesarias para entender la propuesta.
No. La cotización es una propuesta comercial previa; la factura corresponde al proceso fiscal de una operación que ya debe documentarse como venta.
No. Evidence permite configurarlas una sola vez para que aparezcan automáticamente en las cotizaciones.
Sí. Los grupos de vendedores pueden asociarse a cotizaciones, órdenes de venta y ventas.
Un cliente o prospecto, productos o servicios y la configuración de precios e impuestos.
Sí. Se conecta Gestión de prospectos → Cotizaciones → Órdenes de venta → Facturación.
Siguiente paso comercial
Cotiza con una estructura comercial conectada a tu ERP
Crea propuestas con opciones y variantes, reutiliza tus condiciones comerciales y continúa el proceso hacia órdenes de venta y facturación sin separar la información en múltiples herramientas.
Opciones y variantes
Conserva la estructura comercial de la cotización.
Notas y condiciones
Configúralas una vez para que aparezcan en todas.
Flujo de ventas
Desde gestión de prospectos hasta facturación.
Solicita una demostración
Revisa cómo las cotizaciones con variantes, opciones y notas automáticas pueden encajar en tu proceso comercial.
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