L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Clôture et comptage de caisse au point de vente
Evidence ERP enregistre les clôtures par caisse avec le responsable, la succursale, les dates d'ouverture et de clôture, le fonds de caisse, les entrées, les sorties, les ventes et le montant final. Lors du comptage, il permet de compter les billets et les pièces par coupure, de comparer les modes de paiement au montant enregistré et de voir l'écart avant de finaliser la clôture.
Clôture de caisse 324
- Caisse
- Caisse 2
- Responsable
- Laura Méndez
- Succursale
- Centre
- Ouverture
- 28/10/2026 08:00
- Clôture
- 28/10/2026 16:05
- Durée en caisse
- 8 h 05 min
Carte de crédit6 380,00 $
Virement1 450,00 $
Espèces4 260,00 $
Billets
1 000 $ × 0 2 2
500 $ × 0 2 2
200 $ × 0 4 4
100 $ × 0 3 2
50 $ × 0 2 2
20 $ × 0 2 2
Pièces
10 $ × 0 1 1
5 $ × 0 2 2
2 $ × 0 0 0
1 $ × 0 0 0
0,50 $ × 0 0 0
Espèces4 260,00 $
Montant enregistré 0,00 $ 4 260,00 $ 4 160,00 $
Écart 4 260,00 $Comptage en attente 0,00 $Aucun écart 100,00 $Manquant
Pourquoi une clôture de caisse a-t-elle besoin d'un comptage ?
La clôture de caisse ne consiste pas seulement à obtenir le total vendu. Pour qu'elle soit utile, l'entreprise doit savoir qui a tenu la caisse, combien d'espèces devaient s'y trouver, quelle part a été payée par carte ou par virement et si le montant compté correspond à ce qui a été enregistré. Lorsque cette vérification se fait en dehors du POS, les écarts sont analysés tard et leur origine est plus difficile à expliquer.
- Qui a tenu la caisse ?
- Laura Méndez
- Combien d'espèces devaient s'y trouver ?
- 4 260,00 $
- Combien a été payé par carte ou virement ?
- 7 830,00 $
- Le comptage correspond-il à l'enregistrement ?
- Oui, écart 0,00 $
Problèmes qu'elle aide à résoudre
-
Consolider manuellement les ventes et les modes de paiement en fin de poste.
-
Compter les espèces sans les relier à une caisse, un responsable et une succursale précis.
-
Détecter des excédents ou des manquants après que la clôture a déjà été validée.
-
Perdre le détail de l'ouverture, de la durée du poste, des entrées, des sorties et des ventes de chaque caisse.
Ce qu'Evidence contrôle dans la clôture de caisse
| Donnée | Usage opérationnel |
|---|---|
| Identification de la clôture | Numéro, caisse, responsable et succursale. |
| Temps d'opération | Date d'ouverture, date de clôture et durée en caisse. |
| Mouvements de caisse | Fonds de caisse, entrées, sorties, ventes et montant final. |
| Comptage par coupure | Saisit les billets de 1 000 $, 500 $, 200 $, 100 $, 50 $ et 20 $, ainsi que les pièces de 10 $ jusqu'aux centimes. |
| Modes de paiement | L'écran regroupe les montants par carte de crédit, virement et espèces. |
| Écart | Compare le montant enregistré au montant attendu et affiche l'écart. |
| Rapport | La liste des clôtures permet de générer un PDF. |
Exemple dans le système
Dans la clôture 324, on observe 4 260,00 $ en espèces et un montant enregistré encore à 0,00 $. Tant que le comptage par coupure n'est pas saisi, l'écart affiché est de 4 260,00 $. Le but du comptage est d'enregistrer physiquement les billets et les pièces pour comparer le comptage à ce que le système attend pour cette caisse.
Contrôle manuel vs comptage dans le POS
| Aspect | Contrôle séparé | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Identification | Feuille ou clôture sans contexte | Caisse, responsable et succursale |
| Espèces | Total saisi à la main | Comptage par coupure |
| Encaissements | Rapprochement ultérieur | Modes de paiement visibles dans la clôture |
| Écart | Calculé à part | Montant enregistré et écart dans la même vue |
Comment clôturer une caisse avec traçabilité
-
1Tenir la caisse
Enregistrer les ventes et les encaissements pendant le poste.
Ce qui est validéLa vente est associée à une caisse et à une succursale.
-
2Examiner la clôture
Consulter les ventes, entrées, sorties et le fonds de caisse.
Ce qui est validéLe système regroupe les mouvements de la période.
-
3Compter les espèces
Saisir les billets et les pièces par coupure.
Ce qui est validéLe montant physique est documenté de façon structurée.
-
4Comparer les encaissements
Vérifier carte, virement et espèces.
Ce qui est validéL'origine de l'argent reçu est contrôlée.
-
5Traiter l'écart
Comparer le montant enregistré et l'écart.
Ce qui est validéLe responsable peut vérifier avant de valider la clôture.
-
6Conserver une trace
Générer le PDF de la clôture.
Ce qui est validéLa clôture peut être consultée par la suite.
Multi-caisses : ce que cela signifie dans cette fonction
La liste regroupe les clôtures de différentes caisses et succursales, chacune avec son numéro, son responsable et sa période d'activité. Cela permet d'examiner l'activité par caisse sans mélanger les clôtures de tous les points d'encaissement dans un seul enregistrement.
Intégration dans l'ERP
La clôture de caisse fait partie du flux du Point de vente :
- Vente au comptoir
- Encaissement par mode de paiement
- Clôture et comptage
- Rapport
En travaillant dans l'ERP, le contexte de la vente peut rester relié aux stocks, à la facturation et à l'analyse commerciale.
Ce qu'une entreprise doit évaluer en choisissant un POS avec comptage de caisse
- Identification claire de chaque caisse, responsable et succursale.
- Comptage des espèces par coupure, pas seulement un total manuel.
- Séparation des modes de paiement pour analyser les écarts.
- Historique des ouvertures et clôtures avec dates et durée.
- Rapport de clôture pour conserver une trace de la fermeture.
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ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur la clôture et le comptage de caisse
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