Productos con caducidad
Cuando la vigencia forma parte del riesgo operativo, separar existencias por lote evita tratar como equivalentes mercancías que vencen en momentos distintos.
Control de lotes por almacén
Conoce qué tienes, dónde está y de qué movimiento proviene.
Controlar un lote no es asignarle un número
Es poder relacionar ese lote con su almacén, ubicación, caducidad, estado y movimientos para reconstruir su historia cuando la operación lo requiere.
Cuando una empresa maneja productos por lote, la existencia total deja de ser suficiente. Dos unidades del mismo artículo pueden pertenecer a lotes distintos, tener fechas de caducidad diferentes o encontrarse en almacenes separados. Si esa información se pierde, el equipo sabe cuánto tiene, pero no necesariamente qué puede usar, surtir o investigar.
Evidence ERP permite revisar existencia por lote, almacén, ubicación, caducidad, reserva, cuarentena y unidad. Esta lectura ayuda a entender la disponibilidad con más detalle que un saldo agregado.
Trazabilidad aplicada a la operación diaria
La trazabilidad se vuelve útil cuando responde preguntas concretas: ¿en qué almacén está el lote?, ¿qué cantidad queda?, ¿qué movimientos lo afectaron?, ¿tiene una fecha de caducidad relevante?, ¿está reservado o en cuarentena? Cuanto más rápido se responden estas preguntas, menor es la dependencia de búsquedas manuales.
Qué información conviene controlar por lote
El lote funciona como una referencia común para agrupar mercancía que comparte un origen o condición. Para que sea útil, debe mantenerse relacionado con el contexto del inventario.
Estos datos ayudan a evitar interpretaciones engañosas. Un producto puede tener existencia total positiva y, aun así, no estar disponible en el almacén desde el que se necesita surtir, o parte del lote puede encontrarse reservada o en cuarentena.
Elementos que cambian la disponibilidad real
- Almacén en el que se encuentra la mercancía.
- Ubicación física dentro del almacén.
- Cantidad disponible asociada al lote.
- Fecha de caducidad cuando aplica.
- Estado de reserva o cuarentena.
- Unidad en la que se consulta o maneja la existencia.
Lote y almacén deben mantenerse juntos
En operaciones con varias ubicaciones, el mismo producto puede distribuirse entre almacenes. El control por lote permite conservar la identidad de la mercancía durante esos movimientos y revisar la existencia en cada ubicación sin mezclarla con lotes distintos.
Cómo revisar lotes y existencias en Evidence ERP
Evidence permite consultar existencias por almacén y revisar el detalle asociado a los lotes. Desde la Consulta de productos también es posible conocer cantidades por almacén, mientras que el reporte de Existencias por almacén ayuda a observar la distribución del inventario por ubicación.
Antes de usar un lote, confirma su condición
La revisión debe considerar almacén, ubicación, caducidad, reserva, cuarentena y unidad, además de confirmar que la operación permite utilizar ese lote. Esta verificación reduce errores al surtir, transferir o ajustar mercancía.
Conteos físicos para validar la información
Evidence cuenta con Conteos de Almacén para realizar inventarios físicos por productos específicos, proveedores, categorías, subcategorías o todo el almacén. Comparar el resultado con la información del sistema ayuda a detectar diferencias antes de que afecten surtidos o análisis posteriores.
Un lote trazable debe poder seguirse desde los movimientos registrados y contrastarse con la existencia física cuando exista una diferencia.
Cómo investigar diferencias en un lote
Cuando la existencia de un lote no coincide con lo esperado, corregir el saldo sin entender el origen puede esconder el problema. Conviene reconstruir la secuencia de movimientos y confirmar qué documento o evento cambió la existencia.
Esta revisión permite distinguir un error de registro, un movimiento incompleto o una diferencia física. El objetivo no es únicamente cuadrar el sistema: es conservar una historia de inventario que pueda explicarse.
Revisión paso a paso
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Consulta el producto y el almacén donde aparece la diferencia.
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Identifica el lote y su existencia registrada.
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Revisa movimientos pendientes, ventas sin salida y compras sin entrada.
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Valida traspasos, devoluciones, ajustes, kits y stock inicial.
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Considera movimientos con fecha anterior que puedan alterar la secuencia.
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Compara el kardex por producto y almacén con un conteo físico a la misma fecha.
Por qué la fecha importa
Evidence incluye fecha de movimiento en el formulario de movimientos de almacén. En una investigación de trazabilidad, la secuencia temporal es importante porque un ajuste o movimiento capturado con fecha anterior puede modificar el saldo que se observa en un periodo posterior.
Dónde aporta más valor el control por lotes
Mercancía sujeta a cuarentena o reserva
La existencia física no siempre equivale a existencia utilizable. Consultar el estado del lote ayuda a diferenciar mercancía disponible de aquella que debe permanecer separada.
Empresas con varios almacenes
Los traspasos pueden mover el mismo lote entre ubicaciones. Mantener la identidad del lote permite saber dónde quedó cada cantidad y reconstruir la ruta del movimiento.
Operaciones que requieren investigar devoluciones o ajustes
Cuando un lote regresa o se corrige mediante un ajuste, conservar su relación con los movimientos facilita entender por qué cambió la existencia.
Sectores con exigencias de trazabilidad
Alimentos, insumos médicos, químicos, refacciones y otros productos sensibles suelen requerir mayor disciplina de lote. El valor del sistema está en mantener el dato operativo disponible para consulta, no en depender de controles paralelos.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
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Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
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En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes sobre control de lotes
Haz que cada lote tenga una historia que pueda explicarse
Evidence ERP ayuda a mantener el detalle del lote conectado con almacenes y movimientos. Solicita una demostración para revisar cómo aplicar este control a los productos y ubicaciones de tu empresa.
Agendar una demostración
Revisa con un asesor la consulta de existencias por lote y almacén, los conteos físicos y el kardex del lote.