Justificatif de paiement: démontre que l’argent est sorti ou a été transféré.
Exemple : un client effectue un virement de 15 000 $ et envoie le justificatif bancaire.
Justificatif de paiement : définition et utilité
Un justificatif de paiement est le document ou l’enregistrement qui confirme qu’un paiement a été effectué. Il peut comporter des données comme la date, le montant, le mode de paiement et la référence de l’opération.
Pour une entreprise, tenir ces justificatifs en ordre facilite le suivi des paiements, le rapprochement bancaire et les écritures comptables.
Avec Evidence ERP, vous pouvez relier ces informations à vos mouvements bancaires et à vos processus administratifs pour un meilleur contrôle.
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Qu’est-ce qu’un justificatif de paiement ?
Un justificatif de paiement est la preuve qu’une transaction a été réalisée. Il peut s’agir d’un reçu, d’un virement, d’un dépôt ou d’un autre document qui permet d’identifier l’opération.
À quoi sert un justificatif de paiement ?
Un justificatif de paiement sert à démontrer qu’une obligation a été réglée et à laisser une trace de l’opération réalisée.
Il aide aussi à résoudre les litiges, à prouver des paiements auprès des clients ou des fournisseurs et à mieux suivre les transactions de l’entreprise.
Quelles informations contient un justificatif de paiement ?
Les informations peuvent varier selon le type d’opération, mais elles comprennent généralement :
- Date du paiement.
- Montant de l’opération.
- Nom ou coordonnées du payeur et du bénéficiaire.
- Mode de paiement utilisé.
- Référence, folio ou numéro d’opération.
- Objet du paiement.
Types de justificatifs de paiement
Les justificatifs de paiement peuvent se présenter sous différents formats selon la façon dont l’opération est réalisée. Parmi les plus courants :
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Justificatif de virement bancaire
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Bordereau de dépôt
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Ticket de paiement par carte
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Justificatif de retrait
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Justificatif d’opération SPEI
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Relevé bancaire
Quelle est la différence entre justificatif de paiement, reçu et facture ?
Bien que les trois documents soient liés à une opération, chacun remplit une fonction différente :
Reçu: confirme que l’argent a été reçu.
Exemple : une entreprise reçoit ces 15 000 $ et remet un reçu indiquant que le paiement a été reçu.
Facture: documente la vente d’un produit ou d’un service et contient les informations fiscales de l’opération.
Exemple : avant ou après le paiement, l’entreprise émet une facture pour les produits vendus au client.
Les trois peuvent coexister dans une même opération : la facture documente la vente, le justificatif prouve le paiement et le reçu confirme sa réception.
Pourquoi est-il important de contrôler les justificatifs de paiement d’une entreprise ?
Bien contrôler les justificatifs de paiement permet de savoir ce qui a été payé, quand, combien et à qui.
Cela aide à éviter les paiements en double, à clarifier les écarts avec les clients ou fournisseurs, à justifier les mouvements et à garder l’information financière en ordre.
De plus, cela facilite la vérification des opérations et réduit le temps que l’équipe passe à chercher des justificatifs lorsqu’elle doit valider un paiement.
Comment gérer les justificatifs de paiement dans Evidence ERP ?
- Paiements
- Compte fournisseur
- Avances et compléments
- CFDI et écritures
Dans Evidence ERP, les justificatifs de paiement sont gérés depuis le module Paiements et peuvent être liés au compte fournisseur, aux avances, aux compléments de paiement, aux CFDI et aux écritures comptables.
Cela permet de garder chaque justificatif rattaché à l’opération correspondante, d’éviter les enregistrements isolés dans Excel et de conserver un historique plus clair pour la consultation et le suivi.
Cas pratique de contrôle des justificatifs de paiement
Situation
Un distributeur d’équipements industriels effectue des paiements fréquents à ses fournisseurs et reçoit des justificatifs pour des virements, des avances et des soldes.
Auparavant, l’équipe conservait ces fichiers dans des e-mails, des dossiers et des feuilles de calcul, si bien que trouver le bon justificatif pouvait prendre plusieurs minutes.
Résultat
Avec Evidence ERP, chaque justificatif peut être lié à son paiement et à l’opération correspondante, ce qui facilite sa consultation et son suivi.
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
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Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
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Questions fréquentes
Justificatifs de paiement
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