1. Define una nomenclatura común
Establece tipos de actividad que todos utilicen de la misma forma para evitar registros inconsistentes.
Actividades comerciales
Actividades comerciales: organiza el seguimiento de tu equipo de ventas
Las actividades comerciales son las acciones que un equipo de ventas realiza para avanzar prospectos y oportunidades: llamadas, visitas, correos, reuniones y otras tareas de seguimiento. Cuando estas acciones se registran de forma consistente, la empresa puede saber qué se hizo, quién es responsable, qué oportunidad está relacionada y cómo avanza el trabajo comercial.
Con Evidence ERP, las actividades pueden relacionarse con prospectos, oportunidades de venta y cotizaciones; asignarse a una o varias personas, equipos o vendedores; clasificarse mediante una nomenclatura estandarizada y utilizarse para consultar el avance de metas del personal comercial.
ERP significa sistema de planificación de recursos empresariales. En esta página, Evidence ERP organiza las actividades comerciales dentro del flujo de ventas.
Organiza llamadas, visitas, correos y tareas comerciales.
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Revisa cómo registrar y relacionar las actividades comerciales de tu equipo.
Definición comercial
¿Qué son las actividades comerciales?
Son tareas y acciones concretas que forman parte del proceso de venta. A diferencia de una oportunidad, que representa una posibilidad de negocio, una actividad representa lo que el equipo debe hacer para mantener esa oportunidad en movimiento.
Un prospecto es una persona o empresa que podría convertirse en cliente; una oportunidad es una posibilidad concreta de negocio.
Seguimiento estructurado
¿Para qué sirve registrar las actividades de ventas?
Una nomenclatura es un conjunto de nombres acordados para que todas las personas registren el mismo tipo de actividad de la misma forma.
Registrar las actividades comerciales permite convertir el seguimiento diario del equipo en información estructurada. Esto facilita coordinar responsabilidades, mantener una nomenclatura común y analizar el trabajo realizado sin depender de notas personales o criterios distintos por vendedor.
- Dar contexto a cada prospecto y oportunidad.
- Asignar responsabilidades individuales o compartidas.
- Evitar que cada vendedor registre actividades con nombres distintos.
- Relacionar el trabajo comercial con cotizaciones y oportunidades.
- Consultar el avance de metas comerciales con criterios consistentes.
Tipos de actividades comerciales
Cada empresa puede definir las actividades que forman parte de su proceso comercial. Algunos ejemplos comunes son:
| Actividad | Objetivo | Ejemplo |
|---|---|---|
| Llamada | Contactar o dar seguimiento | Confirmar interés o resolver dudas |
| Visita | Reunirse presencialmente | Presentación o revisión de necesidades |
| Correo | Enviar información o seguimiento | Compartir propuesta o documentación |
| Reunión | Avanzar una negociación | Revisar alcance, condiciones o próximos pasos |
La tabla puede desplazarse horizontalmente en pantallas pequeñas.
Método de organización
Cómo organizar las actividades comerciales paso a paso
Un proceso ordenado ayuda a que cada actividad conserve su contexto y pueda consultarse junto con las demás acciones comerciales.
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2. Relaciona la actividad con el contexto comercial
Vincúlala con el prospecto, oportunidad o cotización correspondiente.
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3. Asigna responsables
Define si la actividad corresponde a una persona, varios colaboradores, un equipo o vendedores específicos.
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4. Registra y da seguimiento
Mantén las actividades dentro del mismo flujo comercial para que el equipo pueda consultarlas.
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5. Revisa el avance de metas
Utiliza la información registrada para consultar el progreso del personal con funciones comerciales.
Consistencia del seguimiento
¿Qué problemas aparecen cuando cada vendedor registra actividades a su manera?
Cuando cada integrante utiliza su propia nomenclatura o mantiene el seguimiento en herramientas aisladas, comparar el trabajo del equipo se vuelve difícil. También puede perderse la relación entre una actividad y la oportunidad que pretende impulsar.
- Actividades duplicadas o difíciles de comparar.
- Seguimientos sin una relación clara con prospectos u oportunidades.
- Responsabilidades dispersas entre personas y equipos.
- Dificultad para consultar el avance de metas con información homogénea.
CRM significa gestión de relaciones con clientes y ERP significa sistema de planificación de recursos empresariales. En esta comparación, CRM/ERP se refiere a una plataforma que ayuda a mantener organizados los procesos y la información comercial.
Actividades comerciales en Excel vs. en un CRM/ERP
| Aspecto | Hojas / registros aislados | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Nomenclatura | Puede variar por vendedor | Tipos de actividad estandarizados |
| Asignación | Depende de registros manuales | Uno o varios empleados, usuarios, equipos o vendedores |
| Contexto | Puede quedar separado de la oportunidad | Relacionable con prospectos, oportunidades y cotizaciones |
| Metas | Requiere consolidación manual | Consulta del avance de metas comerciales |
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Flujo conectado
Cómo funciona en Evidence ERP
Evidence ERP integra las actividades comerciales dentro del mismo flujo donde el equipo gestiona prospectos, oportunidades y cotizaciones. Esto evita que el seguimiento quede separado del contexto comercial.
Relaciona actividades con prospectos, oportunidades de venta y/o cotizaciones.
Asigna una actividad a uno o más empleados, usuarios, equipos y/o vendedores.
Clasifica actividades por tipo con nomenclatura estandarizada para todos los usuarios.
Permite consultar el avance de metas de vendedores directos y personal con funciones comerciales.
Flujo dentro de Evidence ERP
Gestión de prospectos → Actividades comerciales → Seguimiento de oportunidades → Cotizaciones
Ejemplo práctico
Un prospecto solicita información de una solución. El equipo registra una llamada, después programa una visita comercial y posteriormente da seguimiento a la cotización. Al mantener las actividades vinculadas al mismo contexto, la organización puede identificar quién participó, qué tipo de acciones se realizaron y cómo esas actividades forman parte del avance comercial.
- Contexto
- Un prospecto solicita información de una solución.
- Secuencia
- El equipo registra una llamada, después programa una visita comercial y posteriormente da seguimiento a la cotización.
- Interpretación
- Al mantener las actividades vinculadas al mismo contexto, la organización puede identificar quién participó, qué tipo de acciones se realizaron y cómo esas actividades forman parte del avance comercial.
- Alcance
- El ejemplo muestra cómo se relaciona el seguimiento registrado; no presenta una cifra ni garantiza un resultado de venta.
Perfil de operación
¿Para qué tipo de empresas es útil?
Equipos comerciales con varios vendedores o responsables.
Empresas donde una misma actividad puede involucrar a varias personas o equipos.
Organizaciones que desean estandarizar cómo se registra el trabajo comercial.
Negocios que necesitan relacionar actividades con prospectos, oportunidades y cotizaciones.
Direcciones comerciales que necesitan consultar el avance de metas del equipo.
Diferencia entre actividad comercial, oportunidad y cotización
| Concepto | Qué representa | Ejemplo | Papel en el proceso |
|---|---|---|---|
| Actividad comercial | Una acción del equipo | Llamada o visita | Mueve el seguimiento |
| Oportunidad | Una posibilidad de negocio | Proyecto potencial | Concentra el interés comercial |
| Cotización | Una propuesta económica | Precio y condiciones | Formaliza la propuesta antes de vender |
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El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Definición del producto
¿Qué es Evidence ERP para actividades comerciales?
Evidence ERP es un sistema para organizar actividades comerciales dentro del proceso de ventas. Permite relacionarlas con prospectos, oportunidades de venta y cotizaciones; asignarlas a personas, equipos o vendedores; clasificarlas con una nomenclatura estandarizada y consultar el avance de metas del personal comercial.
Respuestas sobre la función
Preguntas frecuentes
Es una acción de seguimiento vinculada al proceso de ventas, como una llamada, visita, correo o reunión.
Sí. La función confirma que Evidence ERP permite relacionarlas con prospectos, oportunidades de venta y/o cotizaciones.
Sí. Puede asignarse a uno o más empleados, usuarios, equipos y/o vendedores.
Sí. Evidence ERP utiliza una nomenclatura estandarizada para todos los usuarios.
Sí. La funcionalidad permite consultar el avance de metas de vendedores directos y personal con funciones comerciales.
No. El pipeline representa el estado de las oportunidades; las actividades representan las acciones que realiza el equipo dentro del seguimiento.
No. La función no identifica requisitos fiscales específicos para esta funcionalidad.
Seguimiento comercial conectado
Organiza el seguimiento de tu equipo de ventas
Organiza llamadas, visitas, correos y tareas comerciales dentro del seguimiento de prospectos, oportunidades y cotizaciones.
Asigna actividades a personas o equipos y consulta el avance de metas con criterios consistentes.
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