El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Seguimiento comercial conectado
Gestión de prospectos: organiza, da seguimiento y convierte oportunidades en clientes
Gestionar prospectos significa registrar cada oportunidad comercial, asignarla, documentar interacciones y programar el siguiente contacto hasta convertirla en cliente. Con Evidence ERP, el seguimiento vive dentro del mismo sistema donde después cotizas, vendes, facturas y das seguimiento a la cobranza, evitando hojas de cálculo aisladas y doble captura de información.
Revisa el flujo de seguimiento, desde el contacto inicial hasta la cotización o venta.
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Revisa cómo organizar prospectos, actividades, notificaciones y conversión dentro del proceso comercial.
Expediente del prospecto
¿Se te olvida dar seguimiento a un prospecto?
Sin un sistema conectado, gestionar prospectos significa:
- Llevar el registro de contactos en hojas de cálculo o notas sueltas
- Depender de que el vendedor recuerde por su cuenta cuándo volver a llamar
- Recapturar los datos del prospecto otra vez al momento de cotizar o vender
- Perder de vista actividades, llamadas y archivos relacionados a cada contacto
Con Evidence ERP, cada prospecto tiene su propio expediente con actividades, notificaciones y conversión directa a venta.
¿Qué problemática resuelve?
La falta de seguimiento representa una de las principales causas de ventas perdidas: un prospecto que nadie contactó a tiempo es una oportunidad que se va con la competencia. Con Evidence, cada actividad agendada genera su propia notificación, así que el seguimiento no depende de que el vendedor lo recuerde por su cuenta — y cuando el prospecto está listo para comprar, se convierte en cliente sin recapturar nada.
Información, actividades y permisos relacionados dentro del expediente del prospecto
¿Qué hace la funcionalidad de gestión de prospectos de Evidence ERP?
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Importa leads provenientes de Meta o LinkedIn
-
Agenda llamadas, videollamadas y actividades con fecha de vencimiento, que activan notificaciones automáticas
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Permite agregar archivos al expediente del prospecto (bitácora)
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Etiqueta prospectos para identificarlos y asignarlos a un vendedor
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Convierte el prospecto en cliente sin recapturar sus datos en cotización o venta
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Liga actividades directamente al prospecto para dar seguimiento a cada interacción
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Filtra, busca y exporta reportes a Excel y PDF
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Conserva historial, trazabilidad y bitácora de cambios
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Controla permisos y facultades por usuario
Recorrido comercial conectado
Del prospecto a la venta dentro del ERP
Gestión de prospectos → Cotización → Venta → Facturación → Cobranza
01
Gestión de prospectos
02
Cotización
03
Venta
04
Facturación
05
Cobranza
Relaciones dentro del ERP
BI significa inteligencia de negocios: información organizada para consultar y analizar la operación.
También puede relacionarse con Inventarios y Almacenes y con información para Dirección / BI, de acuerdo con la configuración y operación de la empresa.
Equipos comerciales y responsables del seguimiento
¿Para qué tipo de empresas es ideal?
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Equipos comerciales que generan leads desde Meta o LinkedIn.
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Empresas que necesitan asignar prospectos a vendedores específicos.
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Negocios donde el seguimiento oportuno influye directamente en el cierre de ventas.
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Organizaciones que quieren reducir hojas de cálculo y registros dispersos.
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Empresas que buscan evitar la doble captura entre prospección, cotización y venta.
01
Gestión de prospectos
02
Cotización
03
Venta
04
Facturación / Cobranza
Seguimiento dentro del ERP
Gestión de prospectos dentro del mismo sistema
CRM significa gestión de relaciones con clientes: un sistema que organiza los contactos y las interacciones comerciales.
A diferencia de usar un CRM aparte que hay que conectar al ERP, en Evidence ERP la gestión de prospectos vive dentro del mismo sistema donde después se cotiza, se vende y se factura — el prospecto se convierte en cliente sin recapturar datos, y las actividades agendadas notifican automáticamente sin depender de la memoria del vendedor.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
¿Qué es la gestión de prospectos?
La gestión de prospectos es el proceso de organizar y dar seguimiento a las personas o empresas que han mostrado interés en tus productos o servicios, pero que todavía no se convierten en clientes. Incluye registrar sus datos, identificar de dónde llegaron, asignarlos a un vendedor, documentar llamadas o reuniones, programar próximos contactos y conservar el historial de cada interacción.
En pocas palabras
Una buena gestión de prospectos evita que una oportunidad dependa de la memoria del vendedor y permite saber qué se hizo, qué falta por hacer y cuál es el siguiente paso comercial.
Etapas comerciales
Lead, prospecto y cliente: ¿cuál es la diferencia?
| Etapa | Qué significa | Objetivo comercial |
|---|---|---|
| Lead | Contacto captado desde una fuente comercial o campaña. | Registrar y evaluar si existe una oportunidad real. |
| Prospecto | Contacto con potencial comercial al que se le dará seguimiento. | Mantener actividades y conversaciones hasta avanzar a cotización o venta. |
| Cliente | Persona o empresa que ya concretó una operación. | Continuar con venta, facturación, cobranza y servicio. |
¿Cómo gestionar prospectos paso a paso?
1
Captura el prospecto
Registra el contacto y conserva la información necesaria para iniciar el seguimiento. En Evidence también puedes importar leads provenientes de Meta o LinkedIn.
2
Clasifica y asigna
Etiqueta los prospectos para identificarlos y asígnalos al vendedor responsable del seguimiento.
3
Agenda la siguiente actividad
Programa llamadas, videollamadas u otras actividades con fecha de vencimiento. Evidence genera notificaciones para ayudar a que el seguimiento no quede olvidado.
4
Documenta cada interacción
Mantén ligada al prospecto la actividad realizada y, cuando sea necesario, agrega archivos a su bitácora.
5
Convierte el prospecto
Cuando la oportunidad está lista para avanzar, convierte el prospecto en cliente y continúa a cotización o venta sin recapturar sus datos.
6
Conserva trazabilidad
Consulta historial, bitácora y reportes para dar visibilidad al proceso comercial y al trabajo realizado.
¿Qué problemas evita una buena gestión de prospectos?
Prospectos que dejan de recibir seguimiento porque nadie recordó volver a contactarlos.
Información comercial dispersa entre hojas de cálculo, notas, correos o archivos individuales.
Doble captura cuando un prospecto se convierte en cliente y comienza la cotización o venta.
Dificultad para saber qué vendedor es responsable de cada oportunidad.
Falta de historial sobre llamadas, reuniones, archivos y actividades realizadas.
Poca visibilidad para la dirección sobre el seguimiento comercial.
¿Cómo ayuda Evidence ERP a gestionar prospectos?
Evidence integra la gestión de prospectos dentro del mismo ERP donde continúa el proceso comercial. Esto permite pasar del contacto inicial a la cotización y la venta sin romper el flujo de información.
Importación de leads provenientes de Meta o LinkedIn.
Agenda de llamadas, videollamadas y actividades con fecha de vencimiento.
Notificaciones automáticas ligadas a las actividades programadas.
Archivos y bitácora dentro del expediente del prospecto.
Etiquetas para identificar prospectos y asignación a vendedores.
Conversión de prospecto a cliente sin recapturar datos.
Actividades ligadas directamente al prospecto para conservar el historial de seguimiento.
Reportes exportables a Excel y PDF, trazabilidad, bitácora de cambios y permisos por usuario.
Diferenciador de Evidence
La gestión de prospectos no vive en un CRM aislado: el mismo registro puede continuar a cotización, venta, facturación y cobranza, reduciendo recapturas y manteniendo continuidad de la información comercial.
Ejemplo de seguimiento de un prospecto
Una empresa recibe un lead desde LinkedIn. El contacto se importa a Evidence, se etiqueta de acuerdo con la campaña y se asigna a un vendedor. El vendedor agenda una llamada para el día siguiente y registra la actividad. Después programa una videollamada y adjunta información al expediente. Cuando el prospecto confirma interés, se convierte en cliente y el equipo puede continuar a cotización o venta sin capturar otra vez sus datos.
CRM separado vs. gestión de prospectos integrada al ERP
| Aspecto | CRM separado | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Datos comerciales | Pueden requerir integración o recaptura al pasar al ERP. | El prospecto puede convertirse en cliente dentro del mismo sistema. |
| Seguimiento | Depende de la configuración y conexión entre plataformas. | Actividades y notificaciones quedan ligadas al expediente. |
| Cotización / venta | Puede requerir sincronización entre sistemas. | Continúa directamente al proceso comercial del ERP. |
| Historial | Puede quedar dividido entre CRM y ERP. | Se conserva trazabilidad dentro del mismo entorno. |
| Administración | Dos plataformas pueden implicar más procesos y controles. | Permisos, reportes y seguimiento se concentran en Evidence. |
Respuestas sobre el seguimiento de prospectos
Preguntas frecuentes
Es una persona o empresa con potencial comercial que todavía no se ha convertido en cliente y requiere seguimiento.
Es el proceso de registrar, organizar, asignar y dar seguimiento a oportunidades comerciales hasta su conversión o cierre.
Un lead es un contacto captado; un prospecto es un contacto que el equipo comercial identifica como una oportunidad a la que dará seguimiento.
Sí. El FN016 contempla importación de leads provenientes de Meta o LinkedIn.
Sí. Las actividades con fecha de vencimiento pueden activar notificaciones automáticas.
Sí. Pueden quedar registradas como actividades ligadas al prospecto.
Sí. Evidence permite agregar archivos dentro de la bitácora del prospecto.
Sí. Los prospectos pueden etiquetarse y asignarse a un vendedor.
No. El prospecto puede convertirse en cliente y continuar a cotización o venta sin recapturar la información.
Para los procesos descritos en esta funcionalidad, Evidence concentra la gestión de prospectos dentro del ERP. El alcance específico debe evaluarse contra las necesidades comerciales de cada empresa.
Seguimiento comercial conectado
Convierte el seguimiento en un proceso, no en un recordatorio
Centraliza tus prospectos, agenda actividades, recibe notificaciones y convierte oportunidades en clientes sin recapturar datos.
Actividades con fecha de vencimiento y notificaciones automáticas
Archivos y bitácora dentro del expediente
Conversión del prospecto en cliente sin recapturar datos
Solicita una demostración
Revisa cómo administrar el seguimiento de prospectos y conectar la información con la cotización o la venta.
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