WhatsApp Web en un ERP: cómo integrar tus conversaciones con la gestión de tu empresa

¿Cómo se conecta WhatsApp Web con Evidence ERP?

La conexión se realiza escaneando un código QR desde WhatsApp, similar a la forma en que se vincula una sesión de WhatsApp Web. Cada línea conectada puede identificarse con un alias dentro de Evidence ERP.

El sistema muestra el estado de cada sesión y, si la conexión se pierde, permite generar un nuevo QR para volver a vincularla. También es posible manejar varias líneas por empresa, dependiendo del plan contratado.

¿Cómo funciona la bandeja de WhatsApp dentro del ERP?

La bandeja permite organizar y encontrar conversaciones de forma rápida dentro de Evidence ERP. Puedes buscar chats y filtrarlos según el tipo de conversación, su estado o el responsable asignado.

Por ejemplo, puedes separar chats individuales y grupales, además de identificar conversaciones no leídas, favoritas, archivadas, no respondidas, propias o sin asignar.

Asignación de conversaciones y seguimiento por responsable

Evidence ERP permite asignar cada conversación a un responsable para saber quién está atendiendo a cada cliente o prospecto. El responsable puede cambiarse desde la bandeja o directamente desde el chat. También puedes filtrar las conversaciones por “Mías” o “Sin asignar”, lo que facilita repartir la atención entre el equipo y dar seguimiento a los chats pendientes.

¿Qué puedes hacer dentro de una conversación de WhatsApp?

Desde Evidence ERP puedes enviar y recibir mensajes, responder mensajes citados y participar en conversaciones grupales sin salir del CRM. También puedes compartir imágenes, videos, audios y documentos directamente desde el chat.

Además, puedes buscar mensajes anteriores y consultar el estado de cada envío, como enviado, entregado, leído o fallido, lo que facilita dar seguimiento a cada conversación.

Respuestas rápidas para agilizar la atención

Evidence ERP permite usar respuestas rápidas para contestar mensajes frecuentes sin tener que escribirlos desde cero. Estas plantillas pueden ser personales o de la empresa y se pueden localizar por nombre, categoría, texto o mediante un atajo.

También pueden incluir variables, como el nombre del contacto o del agente, para adaptar el mensaje antes de enviarlo y mantener una atención más ágil y consistente.

¿Cómo se conecta una conversación de WhatsApp con el CRM?

En Evidence ERP, cada conversación puede vincularse con un prospecto o cliente dentro del CRM. También es posible crear un nuevo prospecto directamente desde el chat cuando el contacto aún no está registrado.

Una vez vinculado, puedes consultar y actualizar información como razón social, cargo, origen, campaña y responsable, manteniendo el contexto comercial junto con la conversación.

Seguimiento comercial desde WhatsApp

Desde Evidence ERP puedes dar seguimiento a clientes y prospectos sin salir de la conversación. El sistema permite consultar y actualizar datos comerciales, además de crear actividades relacionadas con cada contacto. También puedes agregar notas internas y archivos adjuntos en la bitácora, ayudando a mantener el seguimiento y la información del equipo en un mismo lugar.

Cotizaciones, ventas y órdenes de servicio desde el chat

Desde una conversación de WhatsApp en Evidence ERP puedes generar documentos comerciales relacionados con el mensaje recibido. Para prospectos se pueden crear cotizaciones, mientras que para clientes también es posible generar ventas y órdenes de servicio.

Además, puedes consultar conceptos, estado y total de los documentos, y enviar al chat el PDF de una cotización o venta directamente desde el sistema.

Métricas de WhatsApp relacionadas con cada contacto

Evidence ERP permite consultar métricas de conversación de cada contacto para conocer mejor su interacción con el equipo. Puedes ver el total de mensajes, los mensajes del cliente y del equipo, así como el tiempo promedio de respuesta de ambas partes.

También puedes consultar la fecha del primer contacto y los registros relacionados con cotizaciones, ventas y órdenes de servicio, manteniendo visible el historial comercial de cada contacto.

¿Cómo se gestionan los grupos de WhatsApp desde el ERP?

En Evidence ERP, los grupos de WhatsApp pueden gestionarse con su información y contexto dentro del CRM. Es posible consultar el asunto, la descripción, la fecha de creación y los participantes de cada grupo.

También puedes identificar quién envió cada mensaje, consultar los roles de administración, acceder al chat individual de un participante y mantener una bitácora interna propia del grupo.

Historial y sincronización de conversaciones

Al conectar una línea de WhatsApp con Evidence ERP, puedes importar el historial disponible de las conversaciones. El sistema permite solicitar periodos de 30 días, 90 días, 6 meses o todo lo disponible. Además, las conversaciones se sincronizan al abrir cada chat y, si se pierde la conexión, el sistema muestra un aviso y permite reconectarla. La importación también puede reanudarse sin duplicar mensajes.

¿Qué ventajas tiene integrar WhatsApp Web con el CRM de un ERP?

Integrar WhatsApp Web con el CRM permite mantener las conversaciones y la información comercial en un mismo lugar, facilitando el seguimiento de clientes y prospectos. En Evidence ERP, el equipo puede consultar el chat junto con la ficha del contacto, asignar responsables y registrar actividades relacionadas con cada conversación.

Además, ayuda a organizar mejor la atención, dar continuidad a cada contacto y generar documentos como cotizaciones, ventas u órdenes de servicio desde el mismo flujo de trabajo.